Hogyan kezdjünk hivatalos levelet angolul. Üzleti levelezés angolul: kifejezések és tippek. Hogyan írjunk üdvözletet
Az informatika korát éljük, így az egész életünk valamilyen módon összefügg a számítástechnikával, az internettel. Például alig van olyan cég, amelynek alkalmazottai ne folytatnának elektronikus levelezést más szervezetekkel. Ha az Ön cégének külföldön vannak partnerei, akkor az alkalmazottaknak ismerniük kell az üzleti levélírás szabályait (anyanyelvükön és idegen nyelven), amelyek nem csak a konkrét szókincs, stílus használatát tartalmazzák, hanem egy bizonyos formátumot is. követni kell.
Tehát nézzük meg, hogyan írjunk üzleti levelet ( üzleti levél ). A hivatalos levélben általában három blokkot különböztetnek meg:
— Bevezetés/Bevezetés
A levélnek ez a része az írás célját tartalmazza.
— Fő rész leveleket/ a levél törzse
Átlagosan két-négy bekezdésről van szó, amelyben a levél írója tájékoztatja a címzettet, kérdéseket tesz fel neki, válaszol a címzett előző levélben szereplő kérdéseire.
— Utolsó rész/Következtetés
A levél ezen része információkat tartalmaz a címzett későbbi, a feladó által javasolt intézkedéseiről, valamint a jövőbeni kapcsolatokról.
RENDELTETÉSI HELY/CÍMZETT
A szöveg a címzetthez (címzetthez) intézett fellebbezéssel kezdődik.
A feladó lehet ismeri a címzett nevét, ebben az esetben a hívás így nézhet ki:
Kedves Uram. Robinson,
Kedves asszonyom. seefob,
Kedves. Ching,
Tisztelt Prof. Chensky,
A címzett neve után vessző kerül.
Ha te nem ismeri a címzett nevét, kezdje a levelét a következő kifejezések egyikével:
Akit érinthet,
Kedves uram,
Kedves asszonyom,
Tisztelt Hölgyem / Uram,
Ebben az esetben egy vessző is szerepel.
Ha a címzettje az kollektív arc, akkor a hívás így néz ki:
Kedves Mindenki,
Kedves kollégák,
Tisztelt Marketing Csapat!
TEST LEVELEK/ A BETŰ TÖRZSE
A levél törzsrésze tartalmazhat formális stíluselemeket ( hivatalos stílus), stilisztikailag semleges szókincs és szakmai szókincs. Érdemes odafigyelni az üzleti levelezésben hagyományosan használt klisékre is.
Ezt nagyon fontos megjegyezni a hivatalos levelekben rövidítések nem megengedettek típus:
Ne tedd- nem, nincs - nem akar - nem lesz - nincs stb.
BEVEZETŐ BEKEZDÉS /NYÍTÁS BEKEZDÉS
A bevezető bekezdés azt sugallja a levél céljának megjelölése , kifejezheti a köszönetet a korábban kapott levélért vagy a címzett bármely cselekedetéért. A következő kliséket használhatja:
Írok ... - Írok ...
Azért írok, hogy megerősítsem... - Azért írok, hogy megerősítsem...
Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk… Köszönjük, hogy írtál nekünk...
Köszönjük levelét… Köszönöm a (dátum) keltezésű levelét...
Az e-mailedre hivatkozva… Az emailedre válaszolva...
Ezzel megerősítjük, hogy... - Ezt megerősítjük
KEDVEZŐ HÍREK/JÓ HÍREK
Ha pozitív információkat kell közölnie a címzetttel, használja a következő kifejezéseket:
Örömmel erősítjük meg… Nagy örömünkre megerősítjük...
Örömmel tudatjuk Önnel... - Örömmel tájékoztatjuk Önt...
Örülni fog, ha megtudja... - Örülni fog, ha megtudja...
NEGATÍV HÍREK/rossz HÍREK
A negatív jellegű információkat rendkívül helyesen adják meg:
Sajnálattal értesítjük... - Sajnálattal értesítjük...
Sajnálom, de... - Elnézést, de...
Sajnálattal kell közölnöm, hogy... - Sajnálattal közlöm, hogy...
Félek, hogy nem leszünk képesek… Attól tartok, nem tudunk...
INFORMÁCIÓKÉRÉS/KÉRÉS INFORMÁCIÓ
Ha bizonyos információkat kér a címzetttől, az alábbi módon kérheti:
Megköszönnénk, ha tudná… Hálásak lennénk, ha tudnál...
Tudnál…? - Tudnál…?
Kérem, tudassa velünk... - Kérem, tudassa velünk...
SEGÍTSÉG AJÁNLAT/AJÁNLAT SEGÍTSÉG
Bizonyos esetekben fel kell ajánlania a segítségét a címzettnek. Ehhez a következő kliséket használhatja:
Örömmel segítünk Önnek…Örömmel segítünk a...
Szeretnéd, ha…? "Szeretnél…?"
SAJNÁLOM/MONDÁS SAJNÁLOM
Bizonyos helyzetekben a levél feladójának bocsánatot kell kérnie:
Bocsánatot kell kérnünk... - Bocsánatot kell kérnünk azért...
Mélyen sajnáljuk, hogy... - Mélyen sajnáljuk, hogy...
Elnézést kérünk az esetleges kellemetlenségekért… Elnézést kérünk az esetleges kellemetlenségekért...
Kérem, fogadja őszinte bocsánatkérésemet… Kérem, fogadja őszinte bocsánatkérésemet...
CSATOLT FÁJLOK/RÖGZÍTÉS FÁJLOK
Az üzleti levelezés nemcsak magának a levélnek az elküldését jelenti, hanem a levélhez csatolt szöveges vagy egyéb fájlokat is, amelyeket a levél törzsében kell jelenteni:
Kérjük, keresse meg a csatolt fájlokat…- Csatoltuk az alábbi fájlokat... Lásd a mellékletet...
Csatolom a következő fájlokat…- Fájlokat küldök neked ..., csatolva ... 
KÖVETKEZTETÉS/ZÁRÓ MEGJEGYZÉSEK
Az összes szükséges információ megadása után lépjen tovább a levél utolsó részéhez, és alakítsa ki további kapcsolatait a címzettel:
Ne habozzon kapcsolatba lépni velünk, ha további szüksége van…- Azonnal lépjen kapcsolatba velünk, ha további szüksége van...
Ha kérdése van, forduljon hozzánk bizalommal…- Ha kérdése van, forduljon hozzánk.
Köszönöm a segítségedet. - Köszönöm a segítségedet.
Várom válaszát.- Várom válaszát.
Várunk szeretettel/találkozunk.- Várjuk, hogy találkozzunk.
ALÁÍRÁS/ALÁÍRÁS VONAL
A levél szövegének aláírásakor tüntesse fel nevét, lehetőleg annak teljes formáját. A pozíció és elérhetőség feltüntetése is szükséges. A "Tisztelettel" ("Tisztelettel") kifejezést akkor kell írni, ha a levél elején feltüntette a címzett nevét.
Más esetekben a klisés kifejezés kiválasztását a címzettel való kapcsolatod jellege határozza meg. A táblázat három klisécsoportot mutat be - a hivatalos stílustól a félhivatalos és informálisig:
|
típus |
hivatalos |
félig formális |
infNormál |
|
üzleti |
hálával, szivélyes üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönöm Üdvözlettel, |
legjobb, Üdvözlettel, tisztelettel, Tisztelettel, Jobbulást kívánva |
Kösz, Üdvözlettel, legjobbakat kívánom, vigyázz magadra, a következő alkalomig, |
Az Ön által választott kifejezés alatt a feladó neve és beosztása olvasható. Például,
Tisztelettel,
Angela Dooning
Adminisztratív asszisztens
Íme egy példa az üzleti levél követelményeinek megfelelően írt hivatalos levélre:
A hivatalos leveleket/e-maileket formális (formális stílusban) írják olyan személyeknek, akik hivatalos, vezetői pozíciókat töltenek be, mint például vezetők, igazgatók.
A hivatalos levelek különböző típusúak lehetnek:
- Üzleti levél;
- Információkérő levél;
- Panasz levél;
- Munkavállalási jelentkezési levél;
- Panasz levél;
- Bocsánatkérő levél.
Üzleti levél szerkezete
A feladó neve és címe
A feladó adatai és a bal felső sarokban található.
A részletek sorrendje a következő:
- a vezető neve;
- pozíciója;
- a feladó cégneve;
- házszám, utca;
- város, irányítószám;
- az ország.
Példa:
Moszkvin Viktor úr
154 Sadovaya St
Az írásjelek hiányát az üzleti levélben ún "nyitott írásjelek".
dátum
A dátum a részletek alatt található, három soros behúzással. A dátum beírására több lehetőség is van:
- 2017. július 28.;
- 2017. július 28.;
- 2017. július 28.;
- 2017. július 28
A címzett címe
A címzett címét a dátum után írjuk az alábbiak szerint:
- a címzett teljes neve;
- pozíció;
- Cégnév;
- házszám, utca;
- város, irányítószám;
- az ország.
A név elé kell írni rövidített cím:
- Úr. (uram, uram)
- Dr. (orvos),
- Kisasszony. (Kisasszony, hajadon nőnek),
- Asszony. (Mrs - férjes nőnek, vagy ha nem biztos az állapotában).
Példa:
Jennifer Gray asszony
szerkesztő, kiadó „GoodBook”
A cím helye hasonló a feladó címének írásához.
A levél címzettjének megszólítása
- A címzetthez intézett felhívás a következő szóval kezdődik: kedves... "(kedves(ek)): Ha a címzett teljes neve szerepel, akkor a köszöntés így kezdődik, személyes köszöntéssel: Kedves Jennifer Grey asszony.
- Ha a név ismeretlen, akkor a levelet határozatlan ideig címezzük: Tisztelt Hölgyem vagy Uram.
- A cégnek címezve a cím általános: Tisztelt Uraim.
- Ha a levél egy amerikai cégnek szól, kettőspont kerül a cím végére: Kedves Jennifer Grey asszony!
A feladó beosztása
Ha a levelet férfi írta, akkor a Mr szó nem kerül bele. Ha a levelet nő írta, akkor a zárójelben lévő név után a (Mrs) szerepel. Ne tegyünk pontot a mondat végére. Például: Tisztelettel:
Idegen nyelvek iskolája „Lingva”, ill
Tisztelettel: Nikole Noble (né)
Idegen nyelvek iskolája „Lingva”
Alkalmazási jel
Az üzleti levélhez egyéb dokumentumok is csatolhatók. Az üzleti levelezésben ennek jelzésére az aláírás után egy rövidítést írnak Enc vagy Encs (« Tokozások- „Alkalmazások”). E felirat után vesszőt teszünk, és felsoroljuk a főlevélhez csatolt összes dokumentumot. Például:
Üdvözlettel,
Idegen nyelvek iskolája „Lingva”
Enc, az engedély másolata.
Üzleti és hivatalos levelek. Az üzleti levél szerkezete és a benne használható beszédminták
|
Betűszerkezet |
Beszédmodellek |
| 1. Hivatalos megszólítás a címzetthez (Formálisan szólítsa meg a címzettet) |
Tisztelt Hölgyem vagy Uram - Tisztelt Uram (felhívás egy férfihoz) vagy Hölgyem (nőhöz) |
|
2. Az első bekezdésben jelölje meg a levélírás célját! (Ne használjon rövidített igéket!) |
Ezzel kapcsolatban írok / hogy kérdezzek ... - kapcsolatban írok / annak érdekében, hogy megtudjam / kérdezzek .... Elolvastam / megtaláltam a hirdetését ... és szeretném ... - Elolvastam / megtaláltam hirdetését ... -ban és szeretném ... Érdekel... - Érdekel... További részleteket szeretnék tudni a… További információt szeretnék kérni a… Azt szeretném kérdezni hogy/mikor/miért/hol… Várom válaszát/meghallgatását. - Várom a válaszod… |
|
3. A levél vége a megfelelő formában: |
|
| Ha a levél Tisztelt Hölgyem vagy Uram kezdődik, akkor a levélnek a kifejezéssel kell végződnie |
Tisztelettel, ... - őszinte tisztelettel, tisztelettel ... |
|
Ha a levél kezdődik Tisztelt Wilson úr/Mrs, akkor a levél véget ér |
Tisztelettel, ... - őszinte tisztelettel, tisztelettel ... |
Minták üzleti/hivatalos levelekből
Példák üzleti hivatalos levelekre
Kérdőlevél
1. Tisztelt Hölgyem/Uram!
2.Az angol tanfolyam hirdetése kapcsán írok. 19 éves oroszországi diák vagyok. Érdekel az angol, és keresek egy felsőfokú angol nyelvtanfolyamot.
További részleteket szeretnék kérni erről az angol nyelvtanfolyamról. Nagyon hálás lennék, ha tájékoztatna a fizetési módokról és a beiratkozási feltételekről.
Várom a válaszod.
3. Tisztelettel
Tisztelt Hölgyem/Uram!
Egy angol nyelvtanfolyamra vonatkozó bejelentéssel kapcsolatban írok Önnek. 19 éves orosz diák vagyok. Érdekel az angol, ezért keresek angol nyelvtanfolyamokat, hogy javítsam a szintemet.
Szeretnék többet megtudni erről az angol nyelvtanfolyamról. Nagyon hálás lennék, ha tájékoztatást adna a fizetési módokról és a beiratkozási feltételekről.
Várom válaszát.
Tisztelettel,
Anna Rudova
Kedves Uram. Stevens,
Asszony. M.K. Collins eladónői állásra jelentkezett a gyógyszertáramba. Úgy nevezett meg önnek, mint akinek hasonló munkát végzett. Kérem, adjon néhány általános információt a munkára való alkalmasságáról. Hálás leszek ezért a segítségért.
Tisztelettel,
Tisztelt Stevens úr!
Mrs. M.K. Collins eladói állásra jelentkezett gyógyszertárunkban. Önt olyan személyként sorolta fel, akivel további információért fordulhat, mert ő végezte el Ön helyett a munkát. Kérem, adjon általános tájékoztatást a pozíció betöltésére való alkalmasságáról. Hálás leszek segítségéért.
Üdvözlettel,
Brian Warner
Panaszlevél (panaszlevél)
Azért írok, hogy panaszt tegyek a könyvszolgáltató központjának nem megfelelő működése miatt. Február harmadikán rendeltem Öntől egy példányt Ray Bradbury "Pitypang borából". A könyv postai úton érkezett meg, és azt tapasztaltam, hogy néhány oldalt áthelyeztek, így a könyv nem volt használható.
Ennek eredményeként a szükséges könyv nélkül maradtam. Szeretném azt a kiváltságot kérni, hogy egy tökéletes példányért cserébe visszaküldhessem Önnek a hibás könyvet. Remélem minél hamarabb sikerül kicserélni. Várom a válaszod.
Üdvözlettel,
Tisztelt Olsen úr!
Azért írok, hogy panaszkodjak az ön könyvközpontjának elégtelensége miatt. Február 3-án megrendeltem Öntől Ray Bradbury Dandelion Wine egy példányát. A könyv postán érkezett, és azt tapasztaltam, hogy a könyv egyes oldalai rossz sorrendben vannak, így a könyv "olvashatatlan".
Ennek eredményeként a szükséges könyv nélkül maradtam. A könyv hibás példányát szeretném kicserélni egy normálra. Reméljük, mielőbb pótolni tudja a könyvet. Várom válaszát.
Tisztelettel,
Bill Barry
További beszédmodellek panaszlevélhez:
- Ki kell fejeznem elégedetlenségemet...
- Valójában már beszéltem/írtam róla, de semmi sem változott/történt…
- Az előző levelemet nem ismételték meg. Az utolsó levelemre nem érkezett válasz.
- Az elemet nem cserélték ki. – A terméket nem cserélték ki.
- Hirtelen leállt. – A termék hirtelen leállt.
- A billentyűzet hiányzott. - A billentyűzet elveszett.
- Ellentétben a menüben/prospektusban/órarendben leírtakkal...A menüben/prospektusban/órarendben szereplő leírás nem egyezik...
- Az ételt nem főzték meg megfelelően. – Az ételt nem főzték meg megfelelően.
- Az ár elég drága volt. - Az ár túl magas volt.
- Nagyon sajnálatos esemény volt, mert ... - Ez az esemény kudarccal végződött, mert ...
- Ily módon az összes tervemet tönkretette, mivel... - Így minden tervemet megsértették, mert...
- Remélem számíthatok... - Remélem, számíthatok (elvárhatom) ...
Pályázati levél
(Nyilatkozó levél)
Kedves uram vagy hölgyem,
Számítógép-kezelői állásra vonatkozó állásajánlatára válaszolok, amelyet a "Daily News" legfrissebb számában találtam.
Úgy gondolom, hogy ez a pozíció megfelel az elvárásaimnak, hogy egy fiatal számára tökéletes munka legyen. Ami a végzettségemet illeti, körülbelül két éve dolgozom számítógép-kezelőként a Gray Service Company-nál, ahol lehetőségem volt "gyakorlati" tapasztalatot szerezni a számítógépekkel kapcsolatban egy valódi működő irodában, és kapcsolatba kerülve a nyilvánosság először. Ott sok értékes szakmai tapasztalatot szereztem. Ezen kívül szorgalmas és nagyon társaságkedvelő embernek tartom magam.
Szívesen részt veszek az interjún az Ön számára megfelelő időpontban. Mellékelem a Gray Service Company két játékvezetőjének a nevét, akikhez további részletekért fordulhat. Várom válaszát.
tisztelettel,
Tisztelt Hölgyem / Uram,
Azért írok, hogy válaszoljak számítógép-kezelői álláshirdetésére, amelyet a Daily News legújabb számában találtam.
Úgy gondolom, hogy ez a pozíció megfelel az elvárásaimnak, egy fiatal számára ideális állás. Képzettségeimet tekintve 2 évig számítógép-kezelőként dolgoztam a Gray Services-nél, ahol gyakorlati tapasztalatot szerezhettem a munkahelyi számítógépekkel, illetve a szakmán belüli kommunikációban. A munkahelyen értékes szakmai tapasztalatokra tettem szert. Emellett szorgalmas és nagyon társaságkedvelő embernek tartom magam.
Szívesen részt veszek az interjún az Ön számára megfelelő időpontban. Megadom két volt kollégám nevét, akikkel kapcsolatban további információért fordulhat hozzám. Várom válaszát.
Tisztelettel,
Jane Morrison
További beszédminták az álláspályázati levélhez:
- Válaszul írok/arról, hogy…
- ... kapcsolatban írok - ezzel kapcsolatban írok ...
- Szeretném kifejezni érdeklődésemet ... - Szeretném kifejezni érdeklődésemet ...
- Rendkívül érdekesnek találtam a pozíciót/állást/bejegyzést, mert…
- Szeretnék jelentkezni erre az állásra, mert…
- Azért jelentkeztem erre az állásra, mert… (Nagyon társaságkedvelő, szorgalmas, tehetséges vagyok…)
- Ami a tapasztalatomat illeti, benne van… - Ami a munkatapasztalatomat illeti…
- Dolgoztam ... mint ... - Olyan pozícióban dolgoztam ... alatt ...
- Bármikor kész vagyok eljönni egy interjúra. Bármikor kész vagyok interjúra jönni.
- Mellékelem korábbi munkáltatóim önéletrajzát/referenciáit. – Mellékelem korábbi munkáltatók önéletrajzát/ajánlását.
- Találkoztam vele…ban…, amikor csatlakozott…
- …megkért, hogy írjak ajánlólevelet a kérelméhez… Nagy örömömre szolgál…. megkért, hogy írjak ajánlólevelet, amelyet az igénylés helyén kell benyújtani…. Örömmel csinálom.
- …megkülönböztette magát … feltárta magát, mint…
- Legnagyobb tehetsége… Legnagyobb tehetsége…
- Ő egy kreatív ember… Ő egy kreatív ember…
- Kiváló képessége… felbecsülhetetlen… Kitűnő képessége… felbecsülhetetlen…
- Amíg velünk volt, ő… Feladatai közé tartozott…
- Fő feladatai a következők voltak:... napi feladatai közé tartozott... napi feladatai közé tartozott…
- Az egyetlen gyenge pont, amit valaha is észrevettem az előadásában, az…
- Bízom benne, hogy… továbbra is nagyon hatékony lesz. Megérdemli a legjobb ajánlásaimat. Biztos vagyok benne, hogy… továbbra is nagyon hatékonyan fog működni. Megérdemli a legnagyobb ajánlásomat.
- Szívesen ajánlom… reményteljes jelöltként. Örömmel ajánlom… mint ígéretes munkatárs.
üzleti üdvözlő levél
A gratuláló üzleti levél célja, hogy hivatalosan gratuláljon a cégvezetőnek vagy kollégájának. Ez a levél lehet rövidebb, mint egy hivatalos üzleti levél, de érzelmesebb.
További beszédmodellek a gratuláló levelekhez:
- Boldog és sikerekben gazdag új évet kívánunk…! Kérjük, fogadjon boldog és sikerekben gazdag újévet a...!
- Az elmúlt évben egyesületünk munkájának elismeréseként a … minden jót kívánunk egy csodálatos ünnephez! - Méltányoljuk az elmúlt évi együttműködésünket, minden dolgozó... kifejezi jókívánságainkat az ünnepekkel kapcsolatban!
- Boldog ünnepeket és csodálatos új évet kívánok! Kellemes ünnepeket és csodálatos jövő évet kívánok sok szeretettel!
Felvételi levél (motivációs levél az önéletrajzhoz)
A kísérőlevél bevezetőjében javasolt megemlíteni az információforrást és a kívánt pozíciót.
A levél fő része a pályázó szakmai ismereteire, készségeire, képességeire vonatkozik, a levélhez mellékelt önéletrajzzal kapcsolatos információkat tartalmaz. Fejezze ki azon szándékát, hogy eljön az interjúra, lehetőség szerint a munkáltató vagy képviselője számára megfelelő időpontban, valamint a jelentkező irányában pozitív döntés reményét. Végül köszönöm, hogy elolvastad a levelet.
További beszédmodellek foglalkoztatási levelekhez:
- Érdeklődve olvastam hirdetését…
- Kérem, fogadja el ezt a levelet, mint jelentkezést a …-ban jelenleg meghirdetett állásra.
- Kivételes szóbeli és írásbeli kommunikációs képességekkel rendelkezem. Kivételes szóbeli és írásbeli kommunikációs képességekkel rendelkezem.
- Igény esetén a…-tól tudok referenciákat adni. Igény esetén tudok ajánlani…
- Köszönöm a figyelmet. Köszönöm a figyelmet.
üzleti meghívó levél
Az üzleti világban a partnerekkel való találkozás a siker kulcsa, ezért nagyon fontos a meghívók helyes megtervezése. A meghívó elkészítésekor ügyeljen a partner nevének teljes feltüntetésére. A meghívó legyen rövid, a humor használata megfelelő, és természetesen a meghívó elküldésének ideje!
A meghívó mondatai:
- Szeretettel meghívjuk Önt a…
- Engedje meg nekem azt az örömet, hogy meghívhassalak… Ne utasítsd vissza a meghívást…
Válasz egy üzleti levélre angol nyelven
A céghez beérkezett egyes levelekre válaszolni kell. Egy ilyen levél szerkezete nem különbözik az üzleti levéltől.
További beszédmodellek a levél megválaszolásához:
- Köszönöm a leveledet. Köszönöm a leveledet.
- Nagyra értékeljük ajánlatát. Nagyra értékeljük javaslatát...
- Örömmel állunk rendelkezésére…
- Az Ön kérdésével kapcsolatban…
Következtetés
A hivatalos levél a következő részekből áll:
Üdvözlet: Tisztelt Hölgyem/Uram - ha nem tudja az illető vezetéknevét; Kedves Wilson úr/né! Ha nem tudja a címzett nevét.
Az első bekezdés tartalmazza a köszöntőt és a bevezető mondatot, a levél célját.
A levél fő része feltárja annak tartalmát - érvek hangzanak el, érdekes információkat kérnek (általában 1-3 bekezdés).
Az utolsó bekezdés a teljes levél összefoglalása, nevezetesen a címzetttől elvárt intézkedések, az utolsó megjegyzések.
Hivatalos levélvégződés: Tisztelettel… – ha nem ismeri a személy vezetéknevét; Tisztelettel... ha nem tudja a címzett nevét.
A hivatalos levél a kért információkat tartalmazó válasz is lehet. A válaszlevél szerkezete megegyezik.
Ügyeljen arra, hogy a levél megírásakor ne maradjon ki egyetlen rész sem.
Nemcsak angolul, hanem oroszul is az egyik legnehezebb feladat az üzleti levelezés lebonyolítása és elvileg formális stílusban levelek írása. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan kell helyesen megírni a kérelmező levelet (kérőlevél) és a jelentkezési levelet (kérelemlevelet) angolul, felsoroljuk azokat a kifejezéseket, amelyek segítenek gyorsan és helyesen összeállítani az ilyen leveleket, és csatoljon betűpéldákat is.
Angol nyelvű kérőlevél. kérő levél
A megkereső levél (kérőlevél, engedélykérő levél) az üzleti levelezés egyik fajtája, amelyet akkor használnak, ha kérvényezni kell:
- Engedély minden olyan anyag felhasználására, amely mások tulajdonában van.
- Interjú vagy találkozó lefolytatásának engedélyezése.
- Segítségnyújtás rendezvény szervezésében vagy lebonyolításában.
- Információk (egyértelműsítő dokumentumok, információk egy adott termék költségéről, elérhetősége a katalógusban stb.).
- Tanácsadás bármilyen szervezeti intézkedéshez vagy döntéshez.
- Tanácsok bármely terület szakértőjének.
A levélnek az Ön címével kell kezdődnie (az Ön által képviselt cég neve és címe), ezt követi a pályázó cég neve és címe.
Az angol nyelvű kérőlevél minden egyes tételét külön bekezdésben kell bemutatni. Az első bekezdésben írja le levele célját! Légy udvarias, de közvetlen. Fontos a lényegre törő írás, a formális üzleti stílus megtartása mellett.
Adott esetben adjon meg határidőt a kérelme teljesítésére, valamint tisztázza magát és helyzetét. Adja meg telefonszámát és e-mail címét, és felajánlja, hogy kapcsolatba lép Önnel, ha bármilyen kérdése van.
A levelet úgy fejezze be, hogy köszönetet mond a címzettnek a segítségért és a figyelmességért.
Egy angol nyelvű kérőlevélben a következő kifejezéseket használhatja:
| Kifejezés | Fordítás |
|---|---|
| A levél célja | |
| Azért írok, hogy megkérdezzem, lennél-e olyan kedves/nagylelkű, hogy... | Azért írok, hogy megkérdezzem, lennél-e ilyen kedves/nagylelkű... |
| Segítséget kérek a következő ügyben:... | Azért írok, hogy segítséget kérjek a... |
| Kíváncsi vagyok, tudtok-e nekem segíteni... Kíváncsi vagyok, tudna-e segíteni nekem... | Kíváncsi vagyok, tudnál-e nekem segíteni... |
| (nagyon) megköszönném, ha tudnád... Nagyon hálás lennék, ha tudnád... | (nagyon) hálás lennék, ha... Nagyon hálás lennék, ha... |
| Azért írok, hogy megkérdezzem/érdeklődöm, hogy tud-e esetleg elmondani/informálni... | Azért írok, hogy megkérdezzem, tudna-e mesélni/informálni... |
| Azért írok, hogy engedélyt kérjek... | Azért írok, hogy engedélyt kérjek a... |
| Érdeklődnék, hogy kérhetném-e értékes tanácsát/kérhetném-e Öntől a... | Érdeklődnék, hogy kérhetek-e tanácsot/tanácsot... |
| További kérdések | |
| én is szeretném tudni... | én is szeretném tudni... |
| Tudnál küldeni további részleteket... | Tudnál bővebb információt küldeni... |
| Meg tudná mondani, hogy... | Meg tudnád mondani... |
| Utolsó mondatok | |
| Remélem, hogy kérésem nem okoz túl sok kellemetlenséget. | Remélem, kérésem nem okoz Önnek sok kellemetlenséget. |
| Elnézést kell kérnem, hogy ezzel az üggyel zavartalak. | Elnézést kérek, hogy zavartam ebben az ügyben. |
| Remélem, megbocsát, hogy elraboltam az értékes idejét. | Remélem, megbocsátasz, hogy elraboltam a drága idődet. |
| Várom a mielőbbi híradást. Várom mielőbbi válaszát. | Várom válaszát. Várom mielőbbi válaszát. |
| Köszönjük szíves együttműködését. Szíves együttműködését előre is köszönöm. | Szíves együttműködését előre is köszönjük. |
Példa egy angol nyelvű engedélykérő levélre:
Példa kérőlevélre
Jelentkezési levél angol nyelven. Pályázati levél
A jelentkezési levél (jelentkezési levél, tanfolyamra jelentkező levél) legtöbbször önéletrajz melléklete, de egyetemre, főiskolára vagy rövid szakokra való belépéskor is írják. Ennek a levélnek részletes információkat kell tartalmaznia az Ön végzettségéről és tapasztalatáról. Ezzel megnő az esélye a kívánt pozíció megszerzésére vagy a választott oktatási intézménybe való beiratkozásra.
A levél elején tüntesse fel az oktatási intézmény, cég nevét, címét, szükség esetén a megszólított személy nevét és beosztását.
Mint minden üzleti levél esetében, a kérelem minden bekezdését külön bekezdésben kell tárgyalni. Az első bekezdésben fel kell tüntetni a levél célját. Ezután részletesen le kell írnia képesítését és tapasztalatát. Megjelölheti életcéljait és érdeklődési körét is. Említse meg az összes oktatási intézményt, amelyben részt vett, osszon meg információkat az Ön által elvégzett tanfolyamokról és szakmai gyakorlatokról. Ezután meg kell jelölnie azokat az okokat, amelyek arra késztették, hogy jelentkezzen ebbe az oktatási intézménybe, vagy küldje el önéletrajzát ehhez a céghez.
Tartsa be a hivatalos üzleti beszédstílust, legyen udvarias és őszinte, csak megbízható tényeket közöljön.
A levél végén tüntesse fel, hogy mely igazoló dokumentumokat csatolja a levélhez. Fejezze ki elismerését jelentkezésének elbírálásáért, és remélje, hogy azonnali pozitív választ kap. Aláírás után megadhatja elérhetőségeit.
Egy angol nyelvű jelentkezési levélben a következő kifejezéseket használhatja:
| Kifejezés | Fordítás |
|---|---|
| A levél célja | |
| Írok, hogy jelentkezzek a tanfolyamra... | Írok, hogy jelentkezzek egy képzési tanfolyamra... |
| Szeretnék, ha fontolóra vennék egy helyet a tanfolyamon... | Kérem, hogy jelentkezésemet egy képzési tanfolyamra való felvételire... |
| Ezzel kapcsolatban írok... | Azzal kapcsolatban írok, hogy... |
| Azért írok, hogy jelentkezzek... amit meghirdetve láttam... | Azért írok, hogy jelentkezzek... amit meghirdetve láttam... |
| Szeretném kifejezni érdeklődésemet a... | Engem érdekel... |
| Képzettség (tapasztalat) megemlítése | |
| bizonyítvánnyal/diplomával rendelkezem... | bizonyítványom/végzettségem van... |
| vizsgáztam/letettem... | Sikerült a vizsgám... |
| Elvégeztem a következő tanfolyamokat/diplomás képzéseket... | Elvégeztem az alábbi képzéseket/szakok... |
| A diplomám angol nyelvű. | Angol diplomám van. |
| App Notice | |
| Mellékelem/csatoltam a diplomám/oklevelem másolatát... | Mellékelem a tudományos fokozat megszerzéséről szóló oklevél/oklevél másolatát... |
| Csatoltam az összes többi szükséges dokumentumot, pl. | Mellékeljük az összes szükséges dokumentumot, mint pl. |
| Mellékelten találja a diplomám/oklevelem másolatát... | Mellékelten található a diplomám/bizonyítványom másolata... |
| Utolsó mondatok | |
| Szívesen részt veszek egy interjún az Ön számára megfelelő időpontban. | Örülök, hogy az Ön számára megfelelő időpontban interjút készíthetek. |
| Remélem, fontolóra veszi a belépést/felvételt... | Remélem, hogy megfontolja jelölésemet a felvételre / felvételre ... |
| Remélem, megfontolják jelentkezésemet... | Remélem, megfontolja a jelentkezésemet... |
| Remélem, kedvező döntést hoz a pályázatommal kapcsolatban... | Remélem pozitív döntést hozok a pályázatommal kapcsolatban... |
Példa egy angol nyelvű jelentkezési levélre egy képzési kurzusra való felvételhez.
A magántőke és a befektetések korában az idegen nyelv tanulása nemcsak a nemzetközi közösség érdeke, hanem gyakorlati szükséglet is. Sok vállalat működik együtt külföldi partnerekkel, ezért jól kiépített kapcsolatokat és kölcsönös megértést kell fenntartaniuk. Az üzletemberek fő kommunikációs eszköze a hivatalos levelezés. Ma kitaláljuk, hogyan kell helyesen összeállítani egy angol levelet, betartva az üzleti kommunikáció szabályait és kereteit. Szintén az anyagban adunk mintákat arról, hogyan néz ki az üzleti levelezés angolul, példákat a formális kommunikációhoz szükséges betűkre és kifejezésekre.
Kezdésként döntsük el, hogy egy angol nyelvű üzleti levél milyen szövegblokkokat tartalmaz. Vegyünk sorba minden pontot.
A feladó címe
A szabványos űrlap a feladó adataival kezdődik, a jobb felső sarokban elhelyezve. Az üzleti levél szerkezete szigorú adatírási sorrendet feltételez, ezért az írás mindig az előírt sorrendben történik. A sorok végén nincsenek írásjelek.
dátum
Írja fel a dátumot háromsoros behúzással a feladó adatai után. Számos formátum engedélyezett a dátum írásához:
- 2017. október 29.;
- 2017. október 29.;
- 2017. október 29.;
- 2017. október 29.;
- október 29 2017;
- 2017. 10. 12. – 2017. október 12. (Európa és Anglia)
- 2017. 10. 12. – 2017. december 10. (Amerika)
Címzett adatai
Ezután a lap bal oldalára lépünk, és szigorú sorrendben kitöltjük a címzett címét és adatait is.
*A fellebbezés kötelező elem. Férfiaknál leggyakrabban Mr, nőknél Ms. Továbbá, amikor férjes nőre hivatkoznak, Mrs-t használnak egy hajadon kisasszonyra.
Üdvözlet
Az első dolog, amit le kell írni a levélben, egy üdvözlő kifejezés. Stílusa a beszélgetőpartnerrel való ismeretségtől függ. A hivatalos levelet szokásos mondatok jellemzik: Tisztelt Hölgy / Hölgy + a címzett vezetékneve. Ha a beszélgetőpartner adatai ismeretlenek, használja a Tisztelt Uram vagy Hölgyem kombinációt. Ha az üzenet több személynek szól, többes számot használunk: Tisztelt Uraim, Tisztelt Kollégák stb. Az informális kommunikáció lehetővé teszi a név használatát: Kedves Mária. Fontos megjegyezni az írásjeleket: az angolban a fellebbezést vessző választja el, az amerikai nyelvben pedig kettőspont.
Fő rész
Rátérünk az angol nyelvű üzleti levél fő információs komponensének tervezésére.
Leggyakrabban a főszöveg egy kis bevezető mondattal kezdődik, különösen, ha ez nem az első betű, hanem egy válaszlevelezés. Példák az angol nyelvű bevezető kifejezésekre, oroszra fordítással.
Ha szigorúan formális üzleti levelezést ír, akkor soha ne írja le az I'm, you're stb. állítmány rövidített alakjait.
Ezen túlmenően az angol nyelvű üzleti levelezés céljai és okai logikai sorrendben vannak feltüntetve, és az esetleges válaszokra vonatkozó kérések vagy elvárások is megjelennek. Az olvashatóság érdekében a szöveget általában több kis bekezdésre osztják (piros vonal / táblázat használata nélkül). Ezt a blokkot később, gyakorlati példákon keresztül részletesebben megvizsgáljuk.
Következtetés
Az udvarias hangnem fenntartása mellett a levelet szokásos köszönetnyilvánításokkal, a válaszra váró biztosítékokkal, együttműködési ajánlatokkal és a későbbi kommunikációra való felhívással kell befejeznie. A záró mondat az üzleti kommunikáció fontos eleme.
| Példa | Fordítás |
| Kérjük, igazolja az átvételt… | Kérjük, erősítse meg az átvételt... |
| Ha bármilyen kérdése van, forduljon hozzánk bizalommal. | Ha bármilyen kérdése van, forduljon hozzánk bizalommal. |
| Előre is köszönöm. | Előre is köszönöm. |
| Nagyra értékeljük az Ön szokásait. | Nagyon fontos, hogy együttműködjünk Önnel. |
| Kérjük, lépjen kapcsolatba velünk, ha bármiben tudunk segíteni. | Kérjük, forduljon hozzánk újra, ha bármiben segítségére lehetünk. |
| Köszönjük, és szeretettel várjuk. | Köszönjük, várjuk válaszát. |
Aláírás
Mielőtt megadná adatait, egy másik udvarias űrlapot kell használnia - minden jó kívánságait vagy tiszteletének kifejezését. Az üzleti angolban általában háromféle hasonló kifejezés található:
- A tiéd Tisztelettel – Tisztelettel(egy ismerős beszélgetőtársnak);
- A tiéd hűségesen – Tisztelettel(ismeretlen címzettnek);
- legjobb kívánságait – Legjobbakat kívánom(semleges állítás);
A zárónyilatkozatot vesszővel választjuk el, majd egy új sorban személyes aláírást adunk a név, vezetéknév és beosztás feltüntetésével.
| tisztelettel,
Samuel Frankston főigazgató Enc. Az engedély másolata |
Üdvözlettel,
Vadim Gracsev értékesítési vezető Enc. katalógus |
Ezenkívül további mellékletek is hozzáadhatók a szöveghez. Jelenlétüket a levél végén, közvetlenül az aláírás után jelzik. A kifejezés az Enc rövidítéssel kezdődik. (melléklet - pályázat), amely után a csatolt dokumentumok felsorolása következik.
Megvizsgáltuk az üzleti levelezés elméletileg helyes üzenetformázását. Most térjünk át a gyakorlati részre, és elemezzünk egy példát egy üzleti levélre különféle célokra és a hivatalos levelezésre jellemző angol kifejezésekre.
Üzleti levelezés angol nyelven: példák betűkre és kifejezésekre
A hivatalos levél fogalma számos árnyalatot tartalmaz. Ez lehet kérés, kereskedelmi ajánlat, panasz, bocsánatkérés, álláspályázat, kötelezettségvállalási levél stb. Ebben a részben megvizsgáljuk a gyakorlatban, hogy az üzleti leveleket hogyan írják angolul, és milyen szabványos klisék különböztethetők meg bennük. A kényelem kedvéért a mintákat műfajok szerint osztjuk szét.
Nyilatkozat
Külföldi cégnél dolgozni sok fiatal álma. Annak érdekében, hogy megerősítse magát a pozitív oldalon, helyesen kell összeállítania egy kísérőlevelet - egy pályázatot egy megüresedett állásra való válaszadásra. Az anyagban már bemutatott információkon kívül az ilyen fellebbezésekben gyakran használják a táblázatban szereplő kifejezéseket.
A teljes nyilatkozat így néz ki:
| Artem Kosarev Birmingham B48 7JN Frost Logisztikai kft A nevem Artem, és a mai Független újságban megjelent számítógép-kezelői hirdetésére válaszolok. A Trust General Company számítógép-kezelői munkakörében szerzett tapasztalattal és megfelelő végzettséggel rendelkezem. Szeretnék jelentkezni erre az állásra, mert úgy döntöttem, hogy Londonba költözöm. Megbízható ember vagyok és jó munkás lennék az Ön számára. Bármikor kész vagyok eljönni egy interjúra. Köszönöm a figyelmet. tisztelettel, |
Kérések és kérések
Az ilyen levelezést gyakran használják a szükséges dokumentumok kiállításának kérésére. Emellett az üzleti területen gyakran írnak leveleket, amelyekben további információkat kérnek, például termékkatalógust, a kellékrendelés leadása érdekében. Az angol nyelvű kérelmet vagy kérést a következő hivatalos levelezési klisékkel lehet kifejezni.
| Példa | Fordítás |
| Ez arra kéri Önt, hogy adjon… | Ez egy olyan kérés/kérés, amely… |
| Kérjük, tájékoztasson minket… | Kérjük, tájékoztasson minket... |
| Azért írunk, hogy érdeklődjünk a… | Kérünk Benneteket, hogy tájékoztassák… |
| Hálás lennék, ha tudnál … | én voltamhálás lennék, hamegtennéd te… |
| Nagyra értékeljük, hogy elküldte nekünk... | Nagyon hálásak lennénk, ha elküldené... |
| Elküldenéd nekem… | Eltudnád küldeni... |
| Tudnátok néhány információt adni a… | Tudnál nekem információt adni a... |
| Tudnál küldeni nekem további részleteket… | Tudnál küldeni további részleteket... |
Vegyünk egy gyakorlati példát egy ilyen típusú üzleti levélre. A dátum és a címek feltüntetése minden levélnél azonos, így csak a fő rész és az aláírás tartalmát közöljük.
| Kedves Brams úr!
A Guardianban megjelent hirdetésére hivatkozva írok. Tudna adni néhány információt az ajánlatáról? Szeretnék egy másolatot kapni a legújabb árlistájáról. Arra is kíváncsi vagyok, hogy mennyiségi vásárlás esetén lehet-e kedvezményes árat kapni. Köszönöm, és várom a hírt. Üdvözlettel, Kate Gordon értékesítési vezető T&K Corporation |
Panasz
Nem ritka, hogy egy üzleti levélben panaszt fogalmaznak meg például az alkalmazottak cselekedeteivel vagy a rossz minőségű szolgáltatásokkal kapcsolatban. Hogy felháborodását formálisan is kifejezhesse, az angol nyelv a következő kész sablonokat kínálja.
A levél szövegében részletesen meg kell jelölni a kialakult helyzettel kapcsolatos összes adatot, és meg kell magyarázni a felháborodás okait.
| Kedves M Melts!
Azért írok, hogy panaszt tegyek a kézbesítési szolgálata nem megfelelő működése miatt. December 13-án tíz számítógépet és hat lézernyomtatót rendeltem Önöktől. A pontos érkezés érdekében kifejezetten december 20-ra kötöttem ki a kiszállítást a menedzserével. Ma december 22-e van, és a megrendelt felszerelést még mindig nem szállították ki. Vásárlásaimat a lehető leghamarabb szeretném megkapni. Remélem, hogy gyorsan kezeli a problémámat, mivel ez jelentős kényelmetlenséget okoz számomra. Üdvözlettel, Bob Murray |
Válaszok és bocsánatkérés
A levelek utolsó példái a válaszüzenetekhez kapcsolódnak. A válasznak a kapott üzenetért való hálával kell kezdődnie. Majd tapintatosan magyarázza el a körülményeket, kérjen bocsánatot, és mutassa meg a probléma megoldásának módjait. Fontolja meg, hogy ebben a témában mely kifejezések felelnek meg az üzleti angol nyelvnek.
| Példa | Fordítás |
| Köszönjük, hogy felhívta a figyelmünket a problémára. | Köszönjük, hogy felhívta a figyelmünket erre a problémára. |
| Nagyon sajnáljuk, hogy… | Nagyon sajnáljuk, hogy… |
| Fogadja elnézést kérünk… | Kérjük, fogadja elnézésünket... |
| Biztosíthatom, hogy… | Biztosíthatlak, hogy... |
| Biztosak lehetnek abban, hogy… | Biztos lehetsz abban, hogy mi... |
| Az okozott kellemetlenségek kompenzálására… | Az okozott kellemetlenségek kompenzálására… |
Vegyünk egy példát.
| kedvesúrMurray,
Kérjük, fogadja elnézésünket a szállítási szolgáltatásunkkal kapcsolatos közelmúltbeli problémák miatt. Cégünk a közelmúltban problémákat tapasztalt a szoftverrel. A gyártó azóta javítást alkalmazott, és rendszereink már 100%-ban működőképesek. Biztosíthat róla, hogy megrendelését legkésőbb holnapután megkapja. Az okozott kellemetlenségek ellensúlyozására 20% kedvezményt adtunk az Ön által megrendelt berendezések árából. Nagyra értékeljük az Ön szokásait. Tisztelettel, Nick Harley |
Az anyag tanulmányozásának eredményei alapján egy ilyen üzleti kifejezéstárat állítottunk össze: angol nyelvű üzleti levelezés, betűpéldák és kifejezések a formális kommunikációhoz. Reméljük, hogy tippjeinkkel fejleszti üzleti kommunikációs készségeit, és kölcsönös megértésre jut külföldi partnerekkel! Találkozunk az új órákon!
Megtekintések: 1179
Csak első pillantásra tűnik ijesztőnek a „hogyan írjunk hivatalos levelet” kérdés. Ha jobb, ha belemélyedünk a lényegbe, akkor világossá válik, hogy az üzleti levél angol nyelvű megírása meglehetősen egyszerű feladat.
Egy hivatalos angol nyelvű levélre lesz szüksége, ha állásra jelentkezik, munka- és partnerkapcsolatokat létesít. Még egy idegen nyelvet középszinten beszélő ember is gond nélkül meg tudja írni. Ismernie kell az írás legfontosabb szabályait és az általános sémát. Nem használhat díszes kifejezéseket rejtett jelentéssel, metaforákkal és eufemizmusokkal. Írj minél tömörebben és érthetőbben! A címzett vegye fel a lapot, nézzen le, és azonnal értse meg, mit akar tőle. Az üzleti üzenetek helyes írásának képessége az egyik legfontosabb készség az üzleti életben.
Szerkezet. Rajt.
Az ilyen típusú üzenetek bizonyos szerkezettel és írási szabályokkal rendelkeznek. Az első dolog, ami fontos és emlékezni kell - nincs extra írásjel (nyitott írásjelek). Második - Minden bekezdés piros vonalak nélkül van írva. Harmadik - rövidítések nem megengedettek (Te, nem tudsz...). És a legfontosabb szabály az Az üzenet legyen rövid és tömör, de értelmes.
Sematikusan a kezdet a következőképpen ábrázolható:
indulási időpont
Úticél neve
A címzett pozíciója
Cégnév
A cég székhelyének címe
Vegye figyelembe, hogy nincsenek írásjelek. Nincs szükség pontra vagy vesszőre. Ehelyett sortörést használnak. 
dátum a különböző országokban eltérő lehet az írásmódja. Sok országban a dátumformátum a következő: nap hónap év(2014. március 18.). De vannak országok, ahol a helyesírás a következő formátumban található: hónap nap év(2014. március 18.), ill vessző a szám után . A félreértések elkerülése érdekében jobb, ha a hónapot szövegesen írja le.
Név befogadó abban a formában jelezve, ahogyan ő maga írja alá leveleit. Vagyis ha valaki John Smith néven ír alá, akkor ne írjon Mr. J Smith-t és hasonlókat.
Az elején is jelezve speciális jegyzetek , jelezve például a levél titkosságát. Leggyakrabban nagybetűkkel írják őket (CONFIDENTIAL).
Fő rész.
Mint tudják, minden üzenet a címzetthez intézett felhívással vagy üdvözlettel kezdődik.
Ez alól a hivatalos angol nyelvű írás sem kivétel. Többféleképpen kezdheti el:
- Tisztelt Hölgyem vagy Uram - ha nem ismeri a nemét;
- Tisztelt Marshman úr / Ms - nagyon közeli ismeretség és barátság hiányában;
- Kedves John Marshman - ha a kapcsolat a címzettel szoros partnerség vagy barátság;
- Tisztelt Uraim - felhívás egy társasághoz;
- Tisztelt Uraim - felhívás két vagy több férfihoz;
- Tisztelt Ügyfelünk - standard felhívás az ügyfélhez;
- Tisztelt Vezérigazgató (CEO) - Vezérigazgató;
- Kedves Dr. Marshman – ha ismert a cím vagy a különleges státusz.
Ha az elején a szervezet címével együtt a címzett nevét is feltüntették, akkor az üdvözlésnek személyesnek kell lennie.
Ha egy nőt megszólít, érdemes Ms-t írni, de csak akkor, ha ő maga nem kérte, hogy írjon Mrs vagy Miss (Ms - egyetemes vonzerő a házas és egyedülálló nők számára).
Következik a hívott vonal címés tükrözi az üzenet fő témáját. Általában nagybetűkkel írják (használhat aláhúzást) egy sorral az üdvözlés után. 
A fő részt rövid, de értelmes és érthető bekezdésekre kell bontani. Az embernek a lehető legrövidebb időn belül el kell olvasnia az üzenetet, ugyanakkor meg kell értenie mindazt, amit közölni akart vele. Ha több, szöveggel megtöltött oldalt egymáshoz közel küld a címzettnek, akkor azok azonnal a címzett szemeteskosarába kerülnek, olvasás nélkül. Írj röviden és lényegre törően. A helyes írásjeleknek szerepelniük kell a fő szövegrészben.
Következtetés.
A befejezés egy udvarias búcsúzó mondatból, a címzett nevéből, beosztásából és kiegészítésekből áll. Gyakran használt utolsó mondatok: "Tisztelettel" ( akkor írják, ha a címzett neve ismeretlen) és "Tisztelettel" ( személyesen írva). A címzett neve 4-5 sorral a befejezés után írva. Írhatja nagybetűkkel, vagy használhatja a szó elején. Ha a feladó férfi, akkor az utóirat A „Mr” szót nem használják. De ha az üzenetet egy nő küldte, akkor a név után zárójelben kell írnia (Ms / Mrs).
Amikor egy levelet a címzett helyett harmadik félnek kell aláírnia, akkor a név elé pp (per procurationem) -t írnak - valaki nevében vagy nevében. A címzett pozíciója
a név után következő sorban feltüntetve. Az alábbiakban további megjegyzések találhatók beruházások vagy másolatok. A mellékletek jelenlétét általában a pozíció után egy sorral az Enc (Encs) jelzés jelzi. Ha a levél másolatát harmadik félnek szeretné elküldeni, akkor a cc ( udvariassági másolat vagy másolat terjesztése) vagy Copy , majd a másolat címzettjének neve és címe. Ha több is van, kérjük, sorolja fel azokat ábécé sorrendben. Ha a címzett nem hajlandó tájékoztatni a címzettet arról, hogy harmadik felek másolatot kapnak, használja a bcc (vakmásolat) szimbólumot. Nem az eredetire van ráírva, amit a címzett megkap, hanem csak a másolatokra.
Az üzleti partnerek és a munkáltatók nemcsak a szöveget értékelik, hanem a papírt is, amelyre ír, és a borítékot, amelyben a levelet küldi. Ez azt jelenti, hogy a foltok és zúzódások, a hanyag és szakadt élek jelenléte elfogadhatatlan. Fontos, hogy ellenőrizze a betűt írásjelek és helyesírási hibák szempontjából. Az írásmód legyen világos, tömör, formális. Ezek mind apróságok, de ugyanolyan fontosak, mint az öltöny, amelyben eljössz a találkozóra. Ha gyűrött és állott, akkor senki sem veszi komolyan. 
A hivatalos levél megírása angolul nem nehéz feladat. De itt van egy kis lista a segítő kifejezésekről, hogy a lehető legegyszerűbb legyen a feladat:
Szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy…– tájékoztatjuk, hogy…;
Garanciát vállalunk a szerződésben vállalt kötelezettségeink teljesítésére– garanciát vállalunk a szerződésben vállalt kötelezettségeink teljesítésére;
Szeretnék egy találkozót beütemezni egy üzleti vacsorára- Szeretnék időpontot egyeztetni egy üzleti vacsorára;
Együttműködési szerződést szeretnénk mielőbb aláírni– szeretnénk mielőbb együttműködési szerződést kötni;
Várjuk Önt az irodában (időpont) Várjuk Önt az irodában (időpont);
Úgy döntöttek, hogy egy másik alkalmazottat veszel a helyedre, mert- úgy döntöttek, hogy helyette másik alkalmazottat vesznek fel, mert;
Kénytelenek vagyunk megtagadni téged, mert- kénytelenek vagyunk megtagadni Önt, mert;
Ilyen szakképzett munkatársat szívesen alkalmazunk— örömmel veszünk fel ilyen képzett munkatársat;
Garantáljuk az áruk közeljövőben történő kiszállítását és elnézést kérünk a késésért– garanciát vállalunk az áruk közeljövőben történő kiszállítására, és elnézést kérünk a késésért;
A levélhez mellékelem az aláírt szerződés másolatát A levélhez mellékelem az aláírt szerződés másolatát.
Példa üzleti (hivatalos) levélre.
BIZALMAS
2014. március 18
John Marshman
vezérigazgató
ABC társaság
Mész utca 52
Washington
USA
Tisztelt Marshman úr!
KERESKEDELMI INDÍTVÁNY
Cégünk érdeklődik készleteink iránt. Kérjük, küldje el az árlistát, a termékinformációkat részletes specifikációkkal és több mintát. A szerződés megkötéséhez a lehető legrövidebb időn belül kiküldjük Önnek képviselőnket.
További együttműködés reményében
Üdvözlettel
Samantha White (né)
elosztó
Másolja Joanna Masont
Andrew Yung
Edgar Wilson ügyvezető igazgató
