Как начать официальное письмо на английском. Деловая переписка на английском языке: фразы и советы. Как написать приветствие

Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.

Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter ). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:

— Вступление/ Introduction

В этой части письма формулируется цель его написания.

— Основная часть письма / Body of the letter

В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.

— Заключительная часть/ Conclusion

В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.

АДРЕСАТ/ ADDRESSEE

Текст начинается с обращения к адресату (addressee ).

Отправитель может знать имя получателя письма , в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:

Dear Mr. Robinson,

Dear Mrs. Seefob,

Dear Ms. Ching,

Dear Prof. Chensky,

После имени получателя ставится запятая.

Если вы не знаете имя получателя , начните письмо с одной их следующих фраз:

To whom it may concern,

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir/Madam,

В этом случае также ставится запятая.

Если ваш адресат – коллективное лицо , то обращение выглядит следующим образом:

Dear all,

Dear Colleagues,

Dear Marketing Team,

ТЕЛО ПИСЬМА / BODY OF THE LETTER

Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style ), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.

Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа :

Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.

ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ / OPENING PARAGRAPH

Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма , в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:

I am writing to … — Я пишу, чтобы…

I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…

Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…

Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…

With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…

This is to confirm that… — Настоящим подтверждаем, что

БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS

Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:

We are delighted to confirm… — Нам очень приятно подтвердить…

We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…

НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS

Информация негативного характера вводится предельно корректно:

We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…

I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…

I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…

I am afraid that we will not be able to… — Я боюсь, что мы не сможем…

ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION

Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:

We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you… ? – Не могли бы Вы…?

Please let us know… — Пожалуйста, сообщите нам…

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP

В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:

We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
Would you like us to… ? – Не хотели бы Вы, чтобы…?

ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY

В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:

We must apologize for… — Мы должны извиниться за…

We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…

We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…

ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES

Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:

Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…

I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…

ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS

Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:

Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…

If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.

Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.

I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.

We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.

ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE

Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely » («Sincerely ») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.

В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:

Type	Formal	Semi-formal	Inf ormal
Business	With gratitude, Kindest regards, Sincerely, Thank you, Regards,	Best, Yours truly, Cordially, Yours respectfully, Wishing you well,	Thanks, Regards, Best wishes, Take care, Until next time,

Ниже выбранной вами фразы пишется имя и должность отправителя. Например,

Sincerely,

Angela Dooning
Administrative Assistant

Вот пример официального письма, написанного в соответствии с требованиями к деловому письму:

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Официальные письма могут быть разных видов:

• Деловое письмо;
• Письмо-запрос информации;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-заявление о приеме на работе;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-извинение.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

154 Sadovaya St

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .

Дата

Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:

• July 28, 2017;
• July 28th, 2017;
• 28 July, 2017;
• 28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :

• Mr. (мистер, господин),
• Dr. (доктор),
• Ms. (мисс, для незамужней женщины),
• Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

• Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
• Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма	Речевые модели
1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)	Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)	I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3. Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой	Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается	Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

• I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
• In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
• There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
• The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
• It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
• The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
• Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
• The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
• The price was expensive enough. – Цена была завышена.
• It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
• In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
• I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

• I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
• I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
• I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
• I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
• I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
• My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
• As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
• I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
• I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
• I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
• …distinguished himself / herself … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
• I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
• Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Одна из самых сложных задач не только в английском, но и в русском языке - ведение деловой переписки и в принципе написание писем в формальном стиле. В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.

Письмо-просьба на английском языке. Letter of request

Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) - один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:

1. Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
2. Разрешением на проведение собеседования или встречи.
3. Помощью в организации или проведении мероприятия.
4. Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
5. Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
6. Советом к эксперту в какой-либо области.

В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем - название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.

Каждый пункт письма-просьбы на английском должен быть представлен отдельным параграфом. В первом параграфе обозначьте цель вашего письма. Будьте вежливы, но прямолинейны. Важно писать по существу, сохраняя официально-деловой стиль.

Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов.

Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе.

В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:

Фраза	Перевод
Цель письма
I am writing to ask if you would be so kind/generous as to...	Я пишу, чтобы спросить, не будете ли Вы столь добры/щедры...
I am writing to request your assistance concerning the matter of...	Я пишу, чтобы попросить Вашей помощи касательно вопроса о...
I wonder if you could possibly help me... I wonder if it would be possible for you to help me...	Я интересуюсь, не могли бы Вы помочь мне...
I would (greatly) appreciate it if you could... I would be most grateful if you could...	Я буду (весьма) признателен, если Вы... Я был бы очень благодарен, если бы Вы...
I am writing to ask/enquire if/whether you could possibly tell/inform me...	Я пишу, чтобы узнать, не могли бы Вы рассказать мне / проинформировать меня о...
I am writing to request your permission for...	Я пишу, чтобы попросить Вашего разрешения на...
I wonder if I might ask you for / request your valuable advice on/concerning...	Мне интересно, могу ли я спросить/просить Вашего совета относительно...
Дополнительные вопросы
I would also like to know...	Я бы также хотел узнать...
Could you send me more details...	Не могли бы Вы отправить дополнительную информацию...
Could you tell me, whether...	Не могли бы Вы сказать...
Заключительные фразы
I hope that my request will not inconvenience you too much.	Надеюсь, моя просьба не доставит Вам большого неудобства.
I must apologize for troubling you with this matter.	Прошу прощения, что потревожил Вас по данному вопросу.
I hope that you will forgive me for taking up your valuable time.	Надеюсь, Вы извините меня за то, что отнял Ваше драгоценное время.
I look forward to hearing from you as soon as possible. I look forward to receiving your reply as soon as possible.	С нетерпением жду ответа от Вас. С нетерпением жду Вашего скорого ответа.
Thank(ing) you in anticipation of your kind cooperation. Thank(ing) you in advance for your kind cooperation.	Заранее благодарю Вас за Ваше любезное сотрудничество.

Пример письма-просьбы на английском языке о разрешении:

Пример письма-просьбы

Письмо-заявление на английском языке. Letter of application

Письмо-заявление (letter of application, letter of application for a course) чаще всего является приложением к резюме, но оно также пишется при поступлении в университет, колледж или на краткосрочные курсы. В таком письме следует указать детальную информацию о полученном вами образовании и опыте. Это повысит ваши шансы на получение желаемой должности или на зачисление в выбранное учебное заведение.

В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости - имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.

Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы. Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.

Следует придерживаться официально-делового стиля речи, быть вежливым и честным, приводить только достоверные факты.

В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные.

В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:

Фраза	Перевод
Цель письма
I am writing to apply for admission to the course in...	Я пишу, чтобы подать заявку на поступление на учебный курс в...
I would like to be considered for a place on the course in...	Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на учебный курс в...
I am writing with regard to...	Я пишу в связи с...
I am writing to apply for... which I saw advertised in...	Я пишу для того, чтобы подать заявку на..., объявление о которой я увидел в...
I would like to express my interest for...	Выражаю заинтересованность в...
Упоминание о квалификации (опыте)
I hold a certificate/degree in...	У меня есть сертификат/степень в...
I have taken/passed examination...	Я сдал экзамен на...
I have completed the following courses / degree course...	Я окончил следующие курсы / учебный курс на получение степени...
My degree is in English.	У меня научная степень в области английского языка.
Уведомление о приложении
I enclose / have enclosed a copy of my degree/diploma...	Прилагаю копию аттестата/диплома о присуждении научной степени...
I have attached all the other necessary documents like...	Прилагаю все необходимые документы, такие как...
Please find enclosed a copy of my degree/diploma...	Ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата...
Заключительные фразы
I would be glad to attend an interview at any time convenient to you.	Я с удовольствием пройду собеседование в любое удобное для Вас время.
I hope that you will consider me for entry/admission to...	Надеюсь, что Вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление/допуск в...
I hope that you will consider my application...	Надеюсь, Вы рассмотрите мое заявление...
I hope you take a favorable decision regarding my application for...	Надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о...

Пример письма-заявления на английском языке о поступлении на учебный курс.

В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.

Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.

Дата

С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:

• October 29, 2017;
• 29 October, 2017;
• 29 th October, 2017;
• October 29 th , 2017;
• 29 Oct. 2017;

• 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
  
• 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)

Реквизиты получателя

Далее перемещаемся на левую сторону листа и также в строгом порядке заполняем адрес и данные получателя.

*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.

Приветствие

Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

Основная часть

Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.

Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.

Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.

Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.

Заключение

Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.

Пример	Перевод
Please acknowledge receipt…	Пожалуйста, подтвердите получение…
If you have any questions, do not hesitate to contact us.	Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
Thanking in advance.	Заранее благодарим.
We value your custom highly.	Нам очень важно сотрудничество с вами.
Please contact us again if we can help in any way.	Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.
Thank you and we are looking forward to hearing from you.	Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

Подпись

Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:

• Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
• Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
• Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);

Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.

Yours faithfully, Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license

Yours sincerely, Vadim Grachev Sales Manager Enc . Catalogue

Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.

Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.

Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы

Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.

Заявление

Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.

Полноценное заявление выглядит следующим образом.

Artem Kosarev Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper. I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time. Thank you for your attention. Yours faithfully,

Запросы и просьбы

Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.

Пример	Перевод
This is to request you to grant…	Это просьба/запрос предоставить…
Please inform us …	Просим информировать нас…
We are writing to enquire about …	Мы просим сообщить о…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы…
We should appreciate your sending to us …	Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам…
Could you please send me …	Не могли бы выслать мне…
Can you give me some information about…	Могли бы вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…	Не могли бы вы выслать подробную информацию…

Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.

Dear Mr Brams I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume. Thank you and I am looking forward to hearing from you. Yours sincerely, Kate Gordon Sales Manager T&K Corporation

Жалоба

Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.

В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.

Dear Ms Melts, I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service. On the 13 th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20 th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered. I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience. Yours sincerely, Bob Murray

Ответы и извинения

Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.

Пример	Перевод
Thank you for bringing the problem to our attention.	Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме.
We are very sorry to hear that…	Нам очень жаль слышать, что…
Please accept our apologises for…	Просим принять наши извинения за …
You have my assurance that…	Я уверяю вас, что…
Please be assured that we will…	Будьте уверенны, что мы…
To compensate for the inconvenience caused…	Для компенсации причиненных неудобств…

Рассмотрим пример.

Dear Mr Murray , Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service. Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow. To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly. Sincerely, Nick Harley Customer Service Manager

Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!

Просмотры: 1 179

Только на первый взгляд вопрос «как писать формальное письмо» кажется страшным. Если лучше вникнуть в суть, то становится понятно, что написать деловое письмо на английском языке — задача достаточно простая.
Формальное письмо на английском понадобится Вам при приеме на работу, налаживании рабочих связей и партнерских отношений. Даже человек, владеющий иностранным языком на среднем уровне, сможет без труда его написать. Необходимо знать ключевые правила написания и общую схему. Нельзя использовать витиеватые фразы со скрытым смыслом, метафоры и эвфемизмы. Писать нужно как можно более кратко и понятно. Получатель должен взять в руки лист, опустить взгляд и сразу же понять, чего Вы от него хотите. Умение правильно писать деловые послания — один из важнейших навыков в сфере бизнеса.

Структура. Начало.

У посланий такого типа имеется определенная структура и правила написания. Первое, что важно и необходимо помнить – отсутствие лишних знаков препинания (открытая пунктуация) . Второе – все абзацы пишутся без красных строк. Третье – недопустимо использование сокращений (You’re, can’t… ). А самое главное правило – послание должно быть кратким и лаконичным, но содержательным.

Схематично начало можно изобразить так:
Дата отправления
Имя адресата
Должность адресата
Название компании
Адрес расположения компании

Стоит обратить внимание, что нет никаких знаков препинания. Не нужно ставить ни точек, ни запятых. Вместо них используется перенос на последующую строку.

Дата в разных странах может иметь разное написание. Во многих странах формат написания даты: число/месяц/год (18 March 2014 ). Но есть страны, в которых встречается написание в формате: месяц/число/год (March 18, 2014 ), и после числа нужна запятая . Месяц лучше прописать текстом во избежание появления недопониманий.

Имя получателя указывается в том формате, в котором он сам подписывает свои письма. То есть, если человек подписывается как John Smith , то не стоит писать Mr J Smith и тому подобное.

Также в начале указываются и специальные пометки , указывающие, к примеру, на конфиденциальность письма. Пишутся чаще всего заглавными буквами (CONFIDENTIAL ).

Основная часть.

Как известно, любое послание начинается с обращения к адресату или приветствия.

Формальное письмо на английском не становится исключением. Начать можно несколькими способами:

• Dear Sir or Madam – если Вам не известен пол;
• Dear Mr/Ms Marshman – при отсутствии очень близкого знакомства и дружеских отношений;
• Dear John Marshman – если отношения с получателем близкие партнерские или дружеские;
• Dear Sirs – обращение к компании людей;
• Dear Gentlemen – обращение к двум и более лицам мужского пола;
• Dear Valued Customer – стандартное обращение к клиенту;
• Dear General Manager (CEO) – генеральный директор;
• Dear Dr. Marshman — если известен титул или специальный статус.

Если в начале вместе с адресом организации было указано и имя получателя, то и приветствие должно быть личным.
Обращаясь к женщине, стоит писать Ms , но только тогда, когда она сама не просила писать Mrs или Miss (Ms – универсальное обращение к замужним и к свободным женщинам ).
Далее следует строчка, называемая заголовком и отражающая главную тему послания. Как правило, она пишется заглавными буквами (можно использовать подчеркивание) через строку после приветствия.

Основную часть нужно разбивать на короткие, но содержательные и понятные абзацы. Человек должен прочесть послание за максимально короткий промежуток времени, но при этом понять все, что Вы хотели до него донести. Если Вы пришлете адресату несколько страниц, заполненных текстом вплотную, то они сейчас же в мусорной корзине получателя, так и не будучи прочтенными. Пишите кратко и по делу. В основной части обязательно должна присутствовать правильная пунктуация.

Заключение.

Концовка состоит из вежливой прощальной фразы, имени адресанта, его должности и дополнений. Часто используемые финальные фразы : «Yours faithfully» (пишется, когда имя получателя неизвестно ) и «Yours sincerely» (пишется при личном обращении ). Имя адресанта пишется через 4-5 строк после концовки. Писать его можно как полностью заглавными буквами, так и использовать их в начале слова. Если отправитель мужского пола, то приписка «Mr» не используется . Но если послание отправляет женщина, то после имени нужно написать в скобках (Ms/Mrs) .

Когда вместо адресанта письмо должно подписать стороннее лицо, перед именем пишут pp (per procurationem ) – от имени кого-либо, или for . Должность адресанта указывается на последующей строке после имени. Далее следуют дополнительные пометки о вложениях или копиях . Как правило, о наличии вложений свидетельствует пометка Enc (Encs ) через строку после должности. Если требуется переслать копии письма стороннему лицу, то должны присутствовать пометки cc (courtesy copy или copy circulated ) или Copy , за которыми следует имя получателя копии и должность. Если таковых несколько, то необходимо их перечислить в алфавитном порядке. В случае нежелания адресанта ставить получателя в известность о том, что третьи лица будут иметь копии, используют условное обозначение bcc (blind courtesy copy ). Его не пишут на оригинале, который получит адресат, а исключительно на копиях.
Бизнес-партнеры и работодатели будут оценивать не только текст, но и бумагу, на которой Вы пишете, и конверт, в котором пришлете письмо. А значит недопустимо наличие пятен и помятостей, неаккуратных и рваных краев. Важно проверить письмо на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Стиль написания должен быть понятным, лаконичным, официальным. Все это мелочи, но они имеют такое же значение, как и костюм, в котором Вы придете на совещание. Если он будет помятым и несвежим, то и всерьез Вас никто не воспримет.

Написать формальное письмо на английском – не трудная задача. Но вот небольшой список фраз-помощников для максимального облегчения этой задачи:
We would like to inform you that… – хотим уведомить Вас о том, что…;
We guarantee fulfillment of our obligations under the contract — мы гарантируем выполнение своих обязательств по договору;
I would like to schedule a meeting for a business dinner — хотелось бы назначить вам встречу за деловым ужином;
We would like to sign a contract of cooperation as soon as possible — мы хотели бы как можно скорее подписать контракт о сотрудничестве;
We will wait for you in the office at (time) — будем ждать вас в офисе в (время);
It was decided to take on your place another employee, because — было решено взять на Ваше место другого сотрудника, потому что;
We are forced to refuse you, because — мы вынуждены отказать Вам, потому что;
We will gladly employ such a qualified employee — мы с удовольствием примем на работу такого квалифицированного сотрудника;
We guarantee the delivery of goods in the near future and we apologize for the delay — гарантируем поставку товара в ближайшее время и просим прощения за задержку;
I enclose a copy of the signed contract to the letter — копию подписанного договора прилагаю к письму.

Пример делового (формального) письма.

CONFIDENTIAL
18 March 2014
John Marshman
CEO
ABC Company
52 Lime street
Washington
USA
Dear Mr Marshman
COMMERCIAL PROPOSAL
Our firm is interested in purchasing large quantities of your products to supply the network of our auto shops and repair shops. Please send the price list, product information with detailed specifications and several samples. To conclude a contract, we will send our representative to you as soon as possible.
With hope for further cooperation
Yours sincerely

Samantha White (Mrs)
Distributor
Copy Joanna Mason, secretary
Andrew Yung, Accountant
Edgar Wilson, Managing Director